新型コロナウイルスの影響に伴う特定非営利活動法人の社員総会について

新型コロナウイルスの感染拡大を受けて、社員総会を開催しづらい場合、以下を参考にしてください。

（※）新型コロナウイルスへの今後の取組みの進展に応じ、随時更新します。

書面表決、表決委任等の活用について

特定非営利活動促進法（以下、「法」という。）第14条の7により、社員総会に出席しない社員は、書面で、又は代理人によって表決をすることができます。また定款で定めることにより、書面による表決に代えて、電磁的方法（電子メール等）により表決することができます。

書面または電磁的方法による表決、表決委任を行った社員は、社員総会の「出席者」として扱いますので、多数の社員が実際に集まらなくても、社員総会を開催します。

（※）書面表決、表決委任は、定款に定めがなくても可能です。ただし、電磁的方法（電子メール等）による表決は、定款で定めることが必要です。

（※）議事録には、定款で定めた「議事録に記載すべき事項」を記載してください。例えば、定款に「社員総数、出席した社員数（書面表決者及び表決委任者がある場合にあっては、その数を付記すること）」と定めている場合、議事録には「社員総数○名、出席した社員数○名（うち書面表決者○名、表決委任者○名）」などと記載します。

インターネット等を利用した会議の活用について

社員が実際に集まらずとも、様々な新たなIT・ネットワーク技術を利用することによって、実際上の会議と同等の環境が整備されるのであれば、社員総会を開催したものと認められます。

その場合、役員のみならず、社員も発言したいときは自由に発言できるようなマイクが準備され、その発言を他者や他の会場にも即時に伝えることができるような情報伝達の双方向性、即時性のある設備・環境が整っていることが必要です。

（※）定款において、インターネット等を利用した会議の開催を定めていない法人であっても、この方法により社員総会を開催することが可能です。

（※）議事録の作成にあたっては、以下のことに留意してください。

1. 情報伝達の双方向性・即時性のある設備・環境が整い、オンラインにより会議を実施した旨を記載する
2. 出席者数には、内訳としてインターネット等を利用した参加者数を記載する
3. 会議の開催場所については、議事進行の中心となった場所を記載する

社員総会の決議の省略（いわゆる「みなし総会」）について

法第14条の9によれば、理事又は社員が社員総会の目的である事項について提案をした場合において、当該提案につき社員の全員が書面又は電磁的記録により同意の意思表示をしたときは、当該提案を可決する旨の社員総会の決議があったものとみなすこととされています。これにより、社員総会を実際に開催しなくても、社員総会の決議があったものとみなす（いわゆる「みなし総会」）ことができます。

ただし、社員全員からの回答が得られない場合や反対の意思表示があった場合には適用できませんので、ご注意ください。

なお、「みなし総会」による議決をした場合は、以下の事項を記載した議事録を作成してください。

1. 社員総会の決議があったものとみなされた事項の内容
2. 前号の事項の提案をした者の氏名又は名称
3. 社員総会の決議があったものとみなされた日
4. 議事録の作成に係る職務を行った者の氏名

（※）定款において、「みなし総会」の規定を定めていない法人であっても、この方法により社員総会の決議があったとみなすことができます。

（※）法第14条の2で、法人運営の基本として毎年1回の通常社員総会の開催が求められている点に鑑みると、社員が法人の業務に関して直接、参画できる機会である社員総会については、極力これを開催することが望ましいことから、平時においても、みなし総会決議を推奨するという趣旨ではありません。

郵送・電子申請による提出へのご協力について

新型コロナウイルスの感染拡大防止のため、事業報告書等の提出は、郵送又は電子申請によるご提出にご協力くださいますようお願いします。

提出にあたっては「事業報告書等の作成と提出について」も参考にしてください。

【郵送先】

〒650-8567（この郵便番号を記載された場合は、住所の記載を省略できます）
兵庫県　県民生活課　NPO法人担当

参考情報

内閣府においても、新型コロナウイルス感染症に関連した情報を示していますので、こちらも参考にしてください。

新型コロナウイルス感染症に関連した情報（外部サイトへリンク）